¿Qué nos dicen realmente las cifras sobre el uso de herramientas en las empresas? ¿Qué criterios son relevantes para evaluar su utilización? ¿Cómo puede Saas Advisor ayudarle a elegir las herramientas adecuadas según sus objetivos y a crear casos de uso efectivos?
Al igual que en nuestro artículo "3 mitos sobre sus herramientas de marketing", nos basaremos en los datos del último informe de Productiv, una plataforma de inteligencia SaaS que ayuda a las empresas a gestionar su ecosistema de herramientas (o Stack Techno). En este informe, Productiv analizó miles de millones de datos de uso sobre cerca de 100 millones de licencias SaaS gestionadas por su plataforma en los últimos tres años. Entonces, ¿qué lecciones podemos aprender en términos de uso de herramientas?
¿Cómo evaluar la utilización de un software?
El concepto de uso de herramientas merece ser aclarado. Cuando se trata de un software específico, medir su adopción en función del número de funcionalidades utilizadas puede ser engañoso, especialmente porque las empresas SaaS tienden a ofrecer y añadir constantemente nuevas funcionalidades.
Productiv optó por medir el número de licencias (usuarios) por aplicación en la empresa y las conexiones. Es un método imperfecto, pero permite obtener algunos aprendizajes. Entonces, ¿cuántas licencias son utilizadas regularmente por las personas a las que están asignadas en un período de 90 días? La respuesta es, en promedio, 47 % en 2023. En resumen, ¡el 53 % de las licencias SaaS en una empresa no se utilizan regularmente! ¡Una cifra bastante impresionante!
Este número parece terriblemente alto como para que tantas empresas lo hayan ignorado durante tantos años. Una vez más, se hace luz sobre lo que realmente está sucediendo al observar la lista de las 10 aplicaciones con las tasas de uso más bajas en el primer trimestre de 2023.
¿Cuáles son las soluciones tecnológicas menos utilizadas en las empresas? ¿Cuál es el papel de las tecnologías de marketing?
Pero veamos más de cerca cuáles son las soluciones presentes e intentemos comprender por qué. En cada uno de los casos expuestos a continuación, observamos que estructuralmente existen usuarios regulares ("power users") y otros más ocasionales ("soft users"). Cuanto más intenta la herramienta satisfacer necesidades genéricas y dirigirse a la mayor cantidad de personas en las organizaciones, más presente está el fenómeno de la no utilización.
- El uso de GreenHouse, una solución de recursos humanos para el seguimiento de candidaturas, debe necesariamente estar correlacionado con fases de reclutamiento.
- Los departamentos legales y de compras firman documentos frecuentemente. Pero en la empresa, todos los empleados que tienen una licencia de DocuSign solo la necesitan de vez en cuando… ¡Un uso regular del 55 % se vuelve casi impresionante!
- La informática es indiscutiblemente un usuario regular de ServiceNow. El resto de la empresa solo lo utiliza ocasionalmente, cuando debe hacer una solicitud al departamento de TI. Incluso se podría decir que la mayoría de las empresas desearían un uso más bajo, ya que eso significaría menos solicitudes y, por lo tanto, menos problemas informáticos.
El hecho es que no es posible deshacerse de todas estas licencias "subutilizadas" sin romper el valor fundamental que aportan. En realidad, parecen utilizarse exactamente como deberían.
Entre las herramientas menos utilizadas según el método explicado, encontramos Asana, Jira y Miro.
La especificidad de las herramientas de gestión de proyectos
- Asana es una herramienta de gestión de proyectos diseñada para ayudar a los equipos a organizar, seguir y gestionar de manera eficiente su trabajo, tareas y proyectos.
- Jira es una herramienta de gestión de proyectos y seguimiento de problemas, utilizada principalmente en el desarrollo de software y la gestión de proyectos Agile.
- Miro es una plataforma colaborativa utilizada comúnmente para la lluvia de ideas, la colaboración remota y la planificación visual de proyectos. Es un "pizarrón blanco en línea" que permite a los equipos colaborar y tener ideas en tiempo real, crear diagramas, maquetas, etc.
La gestión de proyectos, especialmente dentro de las grandes organizaciones, implica necesariamente un gran número de equipos y perfiles. Así, los gestores de proyectos serán usuarios regulares, pero otros perfiles, como la alta dirección, pueden tener acceso solo consultivo a datos consolidados (lo mismo ocurre con los equipos que intervienen de forma puntual o en un momento específico del proyecto y luego dejan de interesarse).
El valor de los contratos marco para soluciones desplegadas a gran escala
Cuando las licencias se negocian a nivel empresarial para aplicaciones populares, esto permite reducir costos. Aunque un cierto número de "usuarios" pueden estar asignados bajo dicho acuerdo, en realidad se trata de una tarifa fija: obtenga acceso para toda su empresa por X euros. Lo único que realmente importa es si vale la pena pagar X euros por tener esa capacidad a nivel empresarial.
No hay ningún desperdicio. Simplemente paga para que un grupo de empleados utilice el producto regularmente y para que el resto de sus empleados tengan la posibilidad de utilizar el producto ocasionalmente, y tal vez incluso ser convertidos en usuarios regulares.
Hacer de la adquisición de software un proyecto estratégico
Para evitar cualquier cuestionamiento sobre el uso de un software, la fase de selección es crucial. Es esencial, desde el principio, cruzar las necesidades internas, involucrando a todas las partes interesadas (negocios, compras, legal, TI...) con las posibilidades técnicas y funcionales que ofrecen las soluciones del mercado. Nuestra experiencia en la gestión de licitaciones permite a las empresas anticipar todas las preguntas preliminares. Generalmente, dividimos estas preguntas en cuatro grandes categorías:
- ¿El software responde funcionalmente a las necesidades expresadas?
- ¿Son suficientes los recursos internos?
- ¿Qué casos de clientes destaca el proveedor de software? ¿Qué soluciones de apoyo ofrece?
- ¿Qué lugar tendrá esta nueva herramienta en el ecosistema de soluciones ya existentes (circulación de datos, interoperabilidad con otras herramientas...)?
Pensar en casos de uso antes de pensar en funcionalidades
Para maximizar el uso y la adopción de una solución dentro de una organización, también es importante definir previamente casos de uso específicos y bien definidos. Como hemos visto en este artículo, existen varios perfiles de usuarios (regulares, ocasionales o puntuales, es decir, "power users", "soft users" y "readers only"). Tener muchos usuarios ocasionales o puntuales no significa necesariamente que la herramienta no tenga valor.
Sin embargo, también sabemos por experiencia que es necesario gestionar el aumento gradual de su uso. De hecho, un caso de uso exitoso tendrá más impacto en la organización que una lista de funcionalidades (incluso si solo utiliza el 50 % de la herramienta).
Por lo tanto, es esencial definir un caso de uso que responda a desafíos de negocio bien establecidos, es decir, un proceso que implique a diversos usuarios, datos y soluciones o funcionalidades. Siempre integramos estos principios y metodologías en nuestras misiones con grandes grupos internacionales.
¿Desea saber más?
Para profundizar más, le ofrecemos la repetición de un seminario web de marzo de 2023: "¿Cómo construir un ecosistema de tecnologías de marketing generador de valor?".
O bien el de mayo de 2023: "Nuestros consejos para gestionar sus softwares a menor costo".
