Los grandes grupos internacionales ya cuentan con varios cientos de softwares registrados (marketing, RRHH, gestión, contabilidad, etc.). Era previsible que pronto surgiera la necesidad de un software de gestión de softwares, o SaaS Management, capaz de gestionar todos estos sistemas. A continuación, exploramos los desafíos asociados con este tema.
Gestión de SaaS: ¿cómo llegamos hasta aquí?
“Software está comiendo el mundo”, la famosa frase de Marc Andreessen, uno de los pioneros del Internet moderno, cobra todo su sentido hoy en día, ya que los softwares SaaS están por todas partes y no dejan de crecer en las empresas. Hablamos aquí de la Gestión de SaaS, pero es conveniente primero revisar el origen del SaaS.
El modelo SaaS, o software como servicio, que permite acceder a un software mediante un simple login y contraseña desde un navegador web, ha explotado en los últimos años dentro de las organizaciones. Se acabaron las instalaciones de software en las computadoras de todos los usuarios. Gracias al SaaS, departamentos como marketing, digital o comunicación han podido adquirir soluciones de manera más fácil y rápida. Un estudio de Chiefmartec.com muestra que, en promedio, hay 120 herramientas de marketing por empresa. Esto no hizo más que acelerar la aparición de herramientas de Gestión de SaaS, capaces de registrar todas las herramientas SaaS y optimizar su gestión. En este artículo, nos centramos en las herramientas específicas de Gestión de SaaS, así como en los procesos y casos de uso que surgen con ellas, para diferentes departamentos de la empresa como marketing, digital, compras y TI.
¿Qué es la Gestión de SaaS?
La Gestión de SaaS, o la gestión de su parque de herramientas, es un proceso que busca mapear todas las soluciones SaaS utilizadas dentro de una empresa, con el fin de asegurar una gestión óptima de las mismas. En Saas Advisor, estamos convencidos de que estos procesos y herramientas tendrán una importancia cada vez mayor, ya que permiten racionalizar los enfoques de las diferentes partes interesadas (departamentos, TI, Jurídico, Compras, etc.) durante la adquisición y el despliegue de una solución.
La Gestión de SaaS implica tener un sistema completo para registrar todas las aplicaciones SaaS dentro de una organización, pero no se limita a eso. También incluye registrar a los proveedores, las licencias, los usuarios, las líneas presupuestarias y verificar si los datos recolectados están en conformidad y si los proveedores cumplen con los requisitos de seguridad IT.
Si bien un enfoque de Gestión de SaaS requiere la intervención de una tecnología (un software capaz de identificar automáticamente todas estas soluciones SaaS), también necesita un acompañamiento humano para interpretar los resultados y tomar las decisiones correctas de optimización.
Una empresa de 200 empleados gasta en promedio 300,000 € al año en estos SaaS. Este gasto se espera que se duplique en los próximos años. Será indispensable para cada empresa controlar este gasto. Nuestra visión en Saasdesk es permitirte reducir tu presupuesto y también recomendarte las mejores soluciones según tu uso.
Richard Mitha, CEO de Saasdesk, solución de Gestión de SaaS – Saasdesk
¿Por qué adoptar un enfoque de Gestión de SaaS?
La Gestión de SaaS combate el “shadow IT”
Este trabajo de mapeo puede resultar largo y costoso. En los grupos internacionales, hay cientos de SaaS pagos, y su número aumentaría aproximadamente un 30% al año. Los proveedores de Gestión de SaaS suelen mencionar que más del 50% de las soluciones no están registradas en los grandes grupos por los equipos de TI y compliance, el famoso “Shadow IT”. Esto puede explicarse por iniciativas individuales, como una licencia comprada para uno o algunos usuarios cuyo costo pasa desapercibido para compras (también, una necesidad para un país de tener datos específicos para su mercado).
La Gestión de SaaS evita el “turnover”
Según la Encuesta de Reemplazo de Martech 2020 de Martech Today, el 83% de los profesionales del marketing han cambiado al menos una de sus herramientas de marketing en el último año… ¡Y más de un tercio de las soluciones se cambiarían cada año! Más allá de las cuestiones presupuestarias (licencias y gastos en implementación, configuración, formación, etc.), un cambio de herramientas también puede generar desmotivación en los equipos. Un enfoque de Gestión de SaaS permite identificar estos cambios de soluciones y constituye un primer paso para anticipar y prevenir estos fenómenos.
La Gestión de SaaS permite crear una hoja de ruta
Estas soluciones deben permitir, si es necesario, en un primer momento: reajustar la estrategia y la política de herramientas de la empresa. Y en un segundo momento: establecer una hoja de ruta para regular la incorporación de una nueva herramienta y responder a preguntas que consideramos esenciales:
- ¿Responde a necesidades operativas y estratégicas?
- ¿Es un “Must Have” o un “Nice to Have”, o dicho de otra manera, ¿responde directamente a desafíos del core business?
- ¿Tiene mi organización los recursos para explotar una nueva herramienta?
- ¿Cómo se recolectan los datos? ¿Dónde se almacenan?
- ¿Cómo se integrará la herramienta en el parque?
- ¿El proveedor tiene casos de clientes comprobados? ¿Cuáles son sus capacidades de soporte, acompañamiento y desarrollo?
¿Cuáles son los principales usos y para qué departamento?
La Gestión de SaaS es un proyecto transversal que involucra a numerosos equipos.
Gestión de SaaS para los departamentos: clarificar y optimizar los casos de uso
Para los departamentos de marketing, digital o comunicación, el principal desafío es hacer que los procesos de herramientas/datos/colaboradores sean lo más fluidos, simples y pertinentes posible. Una herramienta debe ser una aliada y debe permitir ahorrar tiempo.
Para mayor eficacia, las herramientas deben ajustarse a necesidades identificadas y los procesos deben ser seguidos y respaldados por todos los usuarios. Es importante no acumular SaaS innecesarios, evitar duplicados y identificar solapamientos funcionales para fomentar la aceptación.
Gestión de SaaS para Compras: medir los gastos realizados por la organización en estas herramientas, para gestionarlos mejor.
Esto incluye el costo de las licencias, el costo del onboarding (implementación, configuración, formación, etc.) y el acompañamiento del proyecto. También, la gestión del calendario de renovación.
Gestión de SaaS para TI / DSI: detectar todas las soluciones realmente utilizadas en la organización.
De nuestra experiencia, los primeros números que observamos son bastante sorprendentes; el número de soluciones utilizadas es 3 o 4 veces mayor que el anticipado por la DSI… Más allá de estos descubrimientos, el software de Gestión de SaaS crea un repositorio que permite a la DSI tener en una sola instancia todas las respuestas a preguntas de seguridad, como por ejemplo, ¿dónde se alojan los datos de cada proveedor?
Gestión de SaaS para Legal: asignar calificaciones a los proveedores en función de su cumplimiento con diversas leyes (como el RGPD) y regulaciones (especialmente para las industrias reguladas) para asegurar la conformidad, reducir riesgos de brechas y multas.
Gestión de SaaS para RRHH: automatizar el onboarding y offboarding de los colaboradores en las tecnologías.
Estas herramientas permiten automatizar la asignación y retiro de licencias para los colaboradores (por departamentos, etc.).
¿Cuáles son los principales actores de este mercado?
Entre los actores "históricos" del mercado de Gestión de SaaS (que solo existe desde hace 3 o 4 años), podemos citar a Blissfully, G2Track (Siftery adquirido por G2crowd), Intello, Zylo, Toriihq y Beamy, un actor francés al que entrevistamos hace unos meses.
Sin embargo, el mercado está actualmente en plena expansión, y en Francia, hemos visto varios nuevos entrantes en las últimas semanas, como Chaos, LicenceOne, Mesh, Youzer, Sublim.io y SaasDesk.
Como habrás comprendido, el sector siendo muy joven, los proveedores en este mercado están buscando su "Product Market Fit", es decir, el ajuste del producto con todas las necesidades de los clientes mencionadas anteriormente. Hoy en día, los proveedores se concentran lógicamente en un único escenario o en un grupo específico de usuarios (TI, Compras, departamentos, etc.). Están creando funcionalidades que responden precisamente a uno de los desafíos mencionados anteriormente.
Se espera una ampliación de sus capacidades funcionales, y la evolución de estos proveedores será algo a seguir en los próximos meses (o años) para responder a todos los públicos y necesidades expresadas. ¿Cómo evolucionará el mercado de Gestión de SaaS? ¡Lo seguiremos de cerca!
¿Qué ROI se puede esperar de una misión de Gestión de SaaS?
Como hemos mencionado, los desafíos y objetivos de este tipo de misión pueden ser muy diversos.
En relación con los departamentos (marketing, digital, comunicación, etc.) así como TI o compras, la Gestión de SaaS permite racionalizar la estrategia de herramientas: realizar ahorros sustanciales, mejorar la conformidad de los datos y optimizar los procesos entre los equipos.
En términos de racionalización de gastos, una misión de Gestión de SaaS generalmente tiene un ROI muy alto. Tener una “vista completa” de las herramientas utilizadas permite ahorrar en muchas líneas de gasto mediante la reducción del número de herramientas similares (duplicados muy frecuentes), la implementación de contratos marco o la renegociación de contratos cuyos costos resulten ser “fuera de las prácticas de mercado”.
En SaaS Advisor, hemos realizado varias misiones exitosas de Gestión de SaaS con grandes grupos y trabajamos con varios proveedores del mercado. ¿Deseas saber más? Estaremos encantados de presentarte nuestros casos de éxito.
¿Quieres seguir leyendo sobre otro tema?
