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SaaS Management : une vue à 360° sur tous vos logiciels

« Software is eating the world », la célèbre phrase de Marc Andreessen prend tout son sens aujourd’hui tant les logiciels sont partout et ne cessent de croître au sein des entreprises. Les grands groupes internationaux comptent déjà plusieurs centaines d’outils référencés (marketing, RH, gestion, comptabilité…). Il était prévisible que le besoin se fasse rapidement sentir d’un logiciel de Saas Management, capable de tous les gérer !  Tour d’horizon des enjeux liés au sujet.

Qu’est-ce que le SaaS Management ?

Le SaaS Management est une démarche visant à cartographier l’ensemble des logiciels utilisés au sein d’une entreprise, afin de s’assurer une gestion optimale de ceux-ci. Chez Saas Advisor, nous sommes ainsi convaincus que les démarches et les outils de SaaS Management vont prendre une place de plus en plus prépondérantes, car ils permettent de rationaliser les approches des différentes parties-prenantes (métiers, IT, Juridique, Achats…) lors de l’acquisition et le déploiement d’une solution. 

On appelle donc Saas Management le fait de disposer d’un système complet de référencement de toutes les applications SaaS au sein d’une organisation, mais pas uniquement. Il s’agit également de référencer les fournisseurs, les licences, les utilisateurs, les lignes budgétaires ou encore de comprendre si les multiples données collectées sont en conformité, et si les éditeurs répondent aux exigences de sécurité IT…

Si une approche de SaaS Management nécessite donc l’intervention d’une technologie (à savoir un logiciel capable d’identifier automatiquement l’ensemble de ces SaaS) elle demande nécessairement un accompagnement humain, pour interpréter les résultats et prendre les bonnes décisions d’optimisation.

Une entreprise de 200 employés dépense en moyenne 300 000 € par an pour ces SaaS. Cette dépense est prévue de doubler dans les prochaines années. Il va être indispensable pour chaque entreprise de contrôler cette dépense. Notre vision chez Saasdesk est de vous permettre de réduire votre budget et aussi de vous recommander les meilleurs solutions en fonction de votre utilisation

Richad Mitha, Saasdesk – https://www.saas-desk.com/fr

Pourquoi adopter une approche de SaaS Management ?

Pour combattre le “shadow IT”

Ainsi, ce travail de cartographie peut s’avérer long et coûteux. Dans des groupes internationaux, il y a des centaines de SaaS payés et leur nombre augmenterait d’environ 30% par an ! Les éditeurs de SaaS Management avancent généralement des chiffres de plus de 50% de solutions non référencées dans les grands groupes par les équipes IT & compliance, le fameux “Shadow IT”. Ceci peut s’expliquer par des prises d’initiatives individuelles, comme une licence achetée pour un(e) ou quelques utilisateurs (trices) dont le coût passe sous les radars des achats (aussi, un besoin pour un pays d’avoir de la DATA spécifique pour son marché). 

Pour combattre le “turnover”

D’après le Martech Replacement Survey 2020 de  Martech Today, 83% des professionnels du marketing ont changé au moins l’un de leurs outils marketing au cours de l’année passée… Et plus d’un tiers des solutions seraient changées chaque année ! Au-delà des questions budgétaires (des licences elles-mêmes mais aussi celles des dépenses consacrées à l’implémentation, au paramétrage, aux formations…), un changement d’outils peut engendrer aussi une démotivation des équipes. Identifier ces changements de solutions constitue la première étape afin d’anticiper ces phénomène et ainsi de s’en prémunir.

Pour dresser une feuille de route

Le SaaS Management doit permettre, si nécessaire, dans un temps un : de remettre d’équerre la stratégie et la politique outils d’une maison. Et dans un temps deux : permettre de dresser une feuille de route, permettant de réguler l’arrivée d’un nouvel outil et de répondre à des questions qui nous semblent essentielles :

  • Répond-t-il à des besoins opérationnels et stratégiques ?
  • Est-ce un « Must Have » ou un « Nice to Have », ou autrement, répond-t-il directement à des enjeux core business ?
  • Mon organisation a-t-elle les ressources pour exploiter un nouvel outil entrant ?
  • Comment est collectée sa Data ? Où est-elle stockée ?
  • Comment l’outil va-t-il s’intégrer dans le parc ?
  • L’éditeur a-t-il des cas clients éprouvés ? Quels sont ses capacités de support, d’accompagnement et de développement ?

Approche de saas management, gestion du parc d'outils

Quels sont les principaux usages et pour quel département ?

La gestion de son parc d’outils constitue un chantier transverse impliquant de nombreuses équipes.

Pour les métiers : clarifier et optimiser les cas d’usages  Pour les métiers du marketing, du digital ou encore de la communication, le principal enjeu est de rendre les process outils/data/collaborateurs les plus fluides, simples et pertinents possibles. Un outil doit être un allié et doit permettre de gagner du temps !

Pour encore plus d’efficacité, les outils doivent correspondre à des besoins identifiés et les process doivent être suivis et soutenus par l’ensemble des utilisateurs. Il convient ainsi de ne pas nécessairement empiler les SaaS, d’éviter les doublons et d’identifier les recouvrements fonctionnels pour susciter l’adhésion.

Pour les Achats : mesurer les dépenses effectuées par l’organisation sur ces outils, afin de mieux les piloter. Il y a bien sûr le coût des licences, le coût de l’onboarding (implémentation, paramétrage, formations…) et de l’accompagnement de suivi de projet. Mais aussi, la gestion du calendrier de renouvellement.

Pour l’IT / la DSI : détecter toutes les solutions réellement utilisées dans l’organisation. De notre expérience, les premiers chiffres que nous constatons sont assez incroyables, le nombre de solution utilisées est 3 ou 4 fois supérieur à celui anticipé par la DSI… Au-delà de ces découvertes, le logiciel de Saas Management créé un référentiel permettant à la dsi d’avoir sur une instance, toutes les réponses aux questions de sécurité, comme par exemple où sont hébergées les données de tel ou tel fournisseur ?

Legal : attribué des notes aux éditeurs en fonction de leurs conformités à différentes lois (RGPD par exemple) et réglements (notamment pour les industries réglementéss) afin de s’assurer d’être en conformité, diminuer les risques de failles & d’amendes.

Pour les RH : automatiser l’onboarding et l’offboarding des collaborateurs sur les technologies. Ces outils permettent en effet d’automatiser l’attribution et le retrait de licence à des collaborateurs ( par métiers / département etc…).

Quels sont les principaux acteurs de ce marché ?

Parmi les acteurs « historiques » de ce marché (qui n’existe que depuis 3 ou 4 ans), nous pouvons citer Blissfully, G2Track (Siftery racheté par G2crowd), Intello, Zylo, Toriihq, et Beamy, acteur français que nous avions interviewé il y a quelques mois. 

Toutefois, le marché est actuellement en pleine expansion, rien qu’en France, on retrouve plusieurs nouveaux venus ces dernières semaines comme Chaos, LicenceOne, Sublim.io ou encore SaasDesk

Solution de gestion du parc d'outils
LicenceOne solution de SaaS Management
Captures d’écran issues de la solution LicenceOne

Vous l’aurez compris, le secteur étant très jeune, les éditeurs de ce marché sont en train de chercher leur « Product Market fit », soit l’ajustement du produit avec l’ensemble des besoins clients évoqués plus haut. Nous voyons logiquement aujourd’hui les éditeurs se concentrer dans un premier temps sur un seul scénario, ou sur une population d’utilisateurs (IT ou Achats ou métiers…). Ils créent des fonctionnalités répondant précisément à l’un des enjeux cités plus haut.

L’élargissement de leur capacité fonctionnelle est attendue et l’évolution de ces éditeurs sera donc à suivre dans les prochains mois (ou années ?) pour répondre à l’ensemble des publics et des besoins exprimés.

Quels R.O.I peut on attendre d’une mission de SaaS Management ?

Comme nous l’avons évoqué, les enjeux et objectifs d’une missions de Saas Management peuvent être très divers.

Concernant tout autant les métiers (marketing, digital, communication…) que l’IT ou les achats, le SaaS Management permet de rationaliser sa stratégie outils : de réaliser des économies substantielles, d’avoir un meilleure conformité des données et d’améliorer les process entre les équipes.

Dans une optique de rationalisation des dépenses , ce type de mission connaît généralement un  ROI très élevé. Avoir la “full picture” des outils utilisés permettant d’économiser de nombreuses lignes de dépenses par la réduction du nombre outils similaires (doublons très fréquents),  la mise en place de contrats cadres, ou la renégociation de contrat dont les coûts s’avéreraient “hors Market practice”.

Chez SaaS Advisor, nous avons plusieurs missions à succès de SaaS Management auprès de grands groupes et nous travaillons avec plusieurs éditeurs du marché. Vous souhaitez en savoir plus ? Nous serions ravis de vous présenter nos cas clients.

Jérémie Clément

Jérémie Clément

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